Contrôle des partenaires financés

La charte de contrôle sur place des équipements et services d’action sociale

Dans le cadre de ses missions, la Caf est tenue de vérifier l’exactitude des données fournies et le respect des engagements contractés par les partenaires. Elle doit garantir une bonne et juste utilisation des fonds publics et s’assurer de la qualité du service rendu aux familles.

Une charte de contrôle sur place a été réalisée pour informer les partenaires.

Celle-ci fixe les règles déontologiques et apporte toutes les garanties aux partenaires en précisant les modalités de déroulement d’un contrôle sur place :

  • Qui peut faire l’objet d’un contrôle ? Comment le partenaire en est-il averti ?
  • Quand et où a lieu un contrôle ? Sur quels éléments porte-t-il ?
  • Les résultats du contrôle. Comment sont-ils restitués aux partenaires ? Comment le partenaire peut-il contester ceux-ci ?

Télécharger la charte de contrôle sur place

Le contrôle des équipements d’animation de la vie sociale

Contrôle des équipements d'animation de la vie sociale : les pièces justificatives à fournir

Les conventions d’objectifs et de financement signées avec la Caf indiquent que le gestionnaire s’engage à mettre à disposition de la Caf, et le cas échéant de la Cnaf, tous les documents nécessaires aux contrôles.
Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2016, le contrôle peut remonter jusqu’en 2014.
Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement
être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.

Justificatifs administratifs :

  • règlement de fonctionnement en vigueur le cas échéant
  • projet du centre social (ou de l’espace de vie sociale)
  • projet animation collective familles (pour le centre social)
  • statistiques de fréquentation (accueil, activités….)
  • éléments relatifs aux activités : plannings, conventions avec les prestataires de service, bilan annuel de chaque prestataire de service
  • éléments relatifs aux permanences à vocation sociale : plannings, conventions de mise à disposition des locaux aux associations ou organismes à vocation sociale, bilan annuel de chaque association ou organismes à vocation sociale
  • comptes rendus, procès-verbaux ou relevés de décision des instances participatives des usagers (ex : comité des usagers, comité de pilotage, comité technique)
  • attestations de formation des bénévoles
  • organigramme de la structure ou document faisant foi
  • supports de communication (ex : plaquette présentant la structure..)
Justificatifs financiers :
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
  • pièces justificatives de la comptabilité : les conventions de mises à disposition du personnel/locaux, l’ensemble des factures/pièces justificatives comptables
  • déclaration annuelle des Données Sociales Unifiées (DADS-U)
  • journal comptable de paie détaille (ou bulletins de salaires au 31 décembre)
Justificatifs juridiques :
  • registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
  • procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Le contrôle des relais assistants maternels

Contrôle des relais assistants maternels : les pièces justificatives à fournir

Les conventions d’objectifs et de financement signées avec la Caf indiquent que le gestionnaire s’engage à mettre à disposition de la Caf, et le cas échéant de la Cnaf, tous les documents nécessaires aux contrôles.
Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2016, le contrôle peut remonter jusqu’en 2014.
Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement
être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.
 
Justificatifs administratifs :
  • règlement de fonctionnement en vigueur
  • statistiques de fréquentation (accueil/téléphone/mail, réunions d’informations, actions collectives, actions individuelles….)
  • planning de fonctionnement (jours et heures d’ouverture au public- si non indiqués dans le règlement de fonctionnement et périodes de fermeture
  • éventuelles tarifications pratiquées
  • supports de communication (ex : plaquette présentant la structure..)
  • organigramme de la structure ou document faisant foi
Justificatifs financiers :
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité générale,
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique,
  • pièces justificatives de la comptabilité : les conventions de mises à disposition du personnel/locaux, l’ensemble des factures/pièces justificatives comptables,
  • déclaration annuelle des Données Sociales Unifiées (DADS-U)
  • journal comptable de paie détaillé (ou bulletins de salaires au 31 décembre)
Justificatifs juridiques :
  • registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
  • procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau
Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles
 

Le contrôle des services d’aide à domicile

Contrôle des services d'aide à domicile : les pièces justificatives à fournir

Les conventions d’objectifs et de financement signées avec la Caf indiquent que le gestionnaire s’engage à mettre à disposition de la Caf, et le cas échéant de la Cnaf, tous les documents nécessaires aux contrôles.
Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2016, le contrôle peut remonter jusqu’en 2014.
Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. ls doivent donc impérativement
être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.
 
Justificatifs administratifs :
  • autorisation délivrée par le Président du Conseil Départemental ou agrément délivré par le Préfet
  • état récapitulatif des heures facturées/ mois et /familles
  • dossiers des familles contenant : les contrats signés avec les familles (TISF ; depuis 2017- pour les AVS), les pièces justificatives permettant l’ouverture du droit (ex : extrait du jugement de séparation, certificat médical…), les fiches de renseignements administratifs (ex : demande d’intervention), les diagnostics préalables aux interventions des professionnels, les évaluations intermédiaires- optionnelles et les évaluations finales- obligatoires pour les TISF et depuis 2017 : pour les AVS)
  • organigramme de la structure ou document faisant foi
  • planning du personnel
  • fiches de poste et dossiers du personnel contenant : les contrats de travail, les diplômes et certificats des personnels
Justificatifs financiers :
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
  • grand livre comptable des participations familiales
  • extrait de la régie d’enregistrement des recettes « participations familiales »,
  • pièces justificatives de la comptabilité : uniquement les factures aux familles, les justificatifs d’encaissement des participations familiales, les conventions de mises à disposition du personnel/locaux, l’ensemble des factures/pièces justificatives comptables
  • déclaration annuelle des Données Sociales Unifiées (DADS-U)
  • journal comptable de paie détaille (ou bulletins de salaires au 31.12)
Justificatifs juridiques :
  • registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts),
  • procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

 

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

 

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