Adolescents

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2020, le contrôle peut remonter jusqu’en 2018.

Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.

Justificatifs administratifs :

  • Déclarations d’accueil effectuées auprès du Service Départemental à la Jeunesse, à l’engagement et aux Sports (SDJES),
  • Règlement de fonctionnement ou règlement intérieur
  • Organigramme de la structure
  • Projet éducatif
  • Projet pédagogique
  • État récapitulatif annuel des actes réalisés en heures en distinguant :
    • les samedis,
    • la période périscolaire (avant et après le collège/le lycée durant la semaine ainsi que les mercredis),
    • chaque période de vacances scolaires. NB : Les séjours devront être isolés (1 journée de séjour équivaut à 10 h). Il est donc nécessaire de présenter les heures d’arrivée et de départ pour chaque enfant et ce quelle que soit la période concernée,
  • Tarifs
  • Programmes d’activités proposées,
  • Plaquettes d’information et/ou de communication
  • Dossiers des familles contenant les fiches administratives, les fiches d’inscription aux activités
  • Historisation annuelle des paramétrages du logiciel de gestion/comptabilisation des heures
  • Convention en cas de délégation de service public ou de marché public

Justificatifs financiers :

  • balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
  • ensemble des factures/pièces justificatives comptables
  • factures aux familles
  • état récapitulatif des participations familiales facturées par mois aux familles
  • justificatifs d’encaissement des participations familiales
  • déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) ou
    journal comptable de paie détaillé ou bulletins de salaires au 31/12
  • conventions de mise à disposition de personnel et/ou de locaux
  • document détaillant le calcul des clés de répartition (charges de personnel et autres charges)
  • rapport de l’expert-comptable et/ou du commissaire aux comptes (associations)

Justificatifs juridiques :

  • registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la Sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
  • procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Consultez le mémento à destination des gestionnaires d’accueils de loisirs