Contrôles

Contrôle des partenaires financés

Dans le cadre de ses missions, la Caf est tenue de vérifier l’exactitude des données fournies et le respect des engagements contractés par les partenaires. Elle doit garantir une bonne et juste utilisation des fonds publics et s’assurer de la qualité du service rendu aux familles.
Les conventions d’objectifs et de financement signées avec la Caf indiquent que le gestionnaire s’engage à mettre à disposition de la Caf, et le cas échéant de la Cnaf, tous les documents nécessaires aux contrôles.

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2017, le contrôle peut remonter jusqu’en 2015.
 
Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.
 

Justificatifs administratifs :

  • autorisation délivrée par le Président du Conseil Départemental ou agrément délivré par le Préfet
  • état récapitulatif des heures facturées/ mois et /familles
  • dossiers des familles contenant : les contrats signés avec les familles (TISF ; depuis 2017- pour les AVS), les pièces justificatives permettant l’ouverture du droit (ex : extrait du jugement de séparation, certificat médical…), les fiches de renseignements administratifs (ex : demande d’intervention), les diagnostics préalables aux interventions des professionnels, les évaluations intermédiaires- optionnelles et les évaluations finales- obligatoires pour les TISF et depuis 2017 : pour les AVS)
  • organigramme de la structure ou document faisant foi
  • planning du personnel
  • fiches de poste et dossiers du personnel contenant : les contrats de travail, les diplômes et certificats des personnels
Justificatifs financiers :
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
  • grand livre comptable des participations familiales
  • extrait de la régie d’enregistrement des recettes « participations familiales »
  • pièces justificatives de la comptabilité : uniquement les factures aux familles, les justificatifs d’encaissement des participations familiales, les conventions de mises à disposition du personnel/locaux, l’ensemble des factures/pièces justificatives comptables
  • déclaration annuelle des Données Sociales Unifiées (DADS-U)
  • journal comptable de paie détaille (ou bulletins de salaires au 31.12)
Justificatifs juridiques :
  • registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts),
  • procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2017, le contrôle peut remonter jusqu’en 2015.
 
Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.

Justificatifs administratifs :

  • règlement de fonctionnement en vigueur le cas échéant
  • projet du centre social (ou de l’espace de vie sociale)
  • projet animation collective familles (pour le centre social)
  • statistiques de fréquentation (accueil, activités….)
  • éléments relatifs aux activités : plannings, conventions avec les prestataires de service, bilan annuel de chaque prestataire de service
  • éléments relatifs aux permanences à vocation sociale : plannings, conventions de mise à disposition des locaux aux associations ou organismes à vocation sociale, bilan annuel de chaque association ou organismes à vocation sociale
  • comptes rendus, procès-verbaux ou relevés de décision des instances participatives des usagers (ex : comité des usagers, comité de pilotage, comité technique)
  • attestations de formation des bénévoles
  • organigramme de la structure ou document faisant foi
  • supports de communication (ex : plaquette présentant la structure..)
Justificatifs financiers :
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
  • pièces justificatives de la comptabilité : les conventions de mises à disposition du personnel/locaux, l’ensemble des factures/pièces justificatives comptables
  • déclaration annuelle des Données Sociales Unifiées (DADS-U)
  • journal comptable de paie détaille (ou bulletins de salaires au 31 décembre)
Justificatifs juridiques :
  • registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
  • procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Consulter le mémento destination des gestionnaires des centres sociaux

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2017, le contrôle peut remonter jusqu’en 2015.
 
Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.
 
Justificatifs administratifs :
  • agrément PMI
  • règlement intérieur
  • organigramme de la structure
  • état récapitulatif des heures de présence par mois et par famille
  • état récapitulatif des heures facturées par mois et par famille
  • dossiers des familles contenant :
    – les fiches administratives
    – les contrats d’accueil
    – les pièces justificatives de ressources (copies d’écran Cdap, avis d’imposition et dérogations/déductions)
Justificatifs financiers :
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
  • ensemble des factures/pièces justificatives comptables
  • factures aux familles
  • état récapitulatif des participations familiales facturées par mois par famille et par enfant
  • justificatifs d’encaissement des participations familiales
  • déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) ou journal comptable de paie détaillé ou bulletins de salaires au 31/12
  • conventions de mise à disposition de personnel et/ou de locaux
  • document détaillant le calcul des clés de répartition (charges de personnel et autres charges)
  • rapport de l’expert-comptable et/ou du commissaire aux comptes (associations et entreprises)
Justificatifs juridiques :
  • registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
  • procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Consulter le mémento à destination des gestionnaires d’Eaje

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2017, le contrôle peut remonter jusqu’en 2015.
 
Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.
 

Justificatifs administratifs :

  • Déclarations d’accueil effectuées auprès de la Ddcs
  • Règlement de fonctionnement ou règlement intérieur
  • Organigramme de la structure
  • Projet éducatif
  • Projet pédagogique
  • Etat récapitulatif des actes réalisés/actes facturés en distinguant les mercredis, les samedis, les vacances d’hiver, de printemps, de Toussaint, de Noël, les mois de juillet et d’août, les temps périscolaires et TAP/NAP ainsi que les séjours
  • Tarifs
  • Programmes d’activités proposées
  • Plaquettes d’information et/ou de communication
  • Dossiers des familles contenant :
    – les fiches administratives
    – les fiches d’inscription aux activités
    – les justificatifs pour les familles qui dépendent d’un régime particulier

Justificatifs financiers :

  • balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
  • ensemble des factures/pièces justificatives comptables
  • factures aux familles
  • état récapitulatif des participations familiales facturées par mois aux familles
  • justificatifs d’encaissement des participations familiales
  • déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) ou journal comptable de paie détaillé ou bulletins de salaires au 31/12
  • conventions de mise à disposition de personnel et/ou de locaux
  • document détaillant le calcul des clés de répartition (charges de personnel et autres charges)
  • rapport de l’expert-comptable et/ou du commissaire aux comptes (associations)
Justificatifs juridiques :
  • registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
  • procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Consulter le mémento à destination des gestionnaires Alsh

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2017, le contrôle peut remonter jusqu’en 2015.
 
Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.
 

Justificatifs administratifs :

  • règlement de fonctionnement en vigueur
  • statistiques de fréquentation (accueil/téléphone/mail, réunions d’informations, actions collectives, actions individuelles….)
  • planning de fonctionnement (jours et heures d’ouverture au public- si non indiqués dans le règlement de fonctionnement et périodes de fermeture
  • éventuelles tarifications pratiquées
  • supports de communication (ex : plaquette présentant la structure..)
  • organigramme de la structure ou document faisant foi
Justificatifs financiers :
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
  • pièces justificatives de la comptabilité : les conventions de mises à disposition du personnel/locaux, l’ensemble des factures/pièces justificatives comptables
  • déclaration annuelle des Données Sociales Unifiées (DADS-U)
  • journal comptable de paie détaillé (ou bulletins de salaires au 31 décembre)
Justificatifs juridiques :
  • registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts)
  • procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau
Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles
Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2017, le contrôle peut remonter jusqu’en 2015.
 
Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.
 

Justificatifs administratifs :

  • pièces relatives aux dossiers du personnel :
    – diplômes du personnel médiateur familial
    – attestations validation des acquis de l’expérience
    – contrats de travail
    – contrats de mise à disposition
    – fiches de fonction
  • plannings d’activités du personnel médiateur familial :
    – agendas professionnels du personnel médiateur familial
    – organigramme de la structure faisant foi
Justificatifs financiers :
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
  • conventions de mise à disposition autre personnel et/ou de locaux
  • pièces relatives aux charges de personnel :
    – déclaration automatisée des données sociales unifiée (DADS-U) ou journal comptable de paie détaillé ou bulletins de salaires au 31/12
    – document extra comptable
  • pièces relatives aux participations financières des usagers :
    – fiches de tarification des usagers du service médiation
    – état annuel de facturation aux usagers du service médiation
    – cahier enregistrement des recettes
    – suivi extra comptable des encaissements
Justificatifs juridiques :
  • registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts),
  • procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé est 2017, le contrôle peut remonter jusqu’en 2015.
 
Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.
 

Justificatifs administratifs :

  • semainier de fonctionnement
  • plannings d’activité d’ouverture au public
  • agendas professionnels des accueillants
  • agendas professionnels du responsable du Laep
  • plannings d’accueils des accueillants
  • plaquettes d’informations au public
  • attestations de présence aux séances de supervision ou d’analyse de la pratique
  • liste des accueillants
  • outils de communication donnés aux familles
Justificatifs financiers :
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité générale
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
  • factures – pièces justificatives comptables
  • conventions de mise à disposition de personnels et / ou de locaux
  • déclaration annuelle des Données Sociales Unifiées (DADS-U)
  • journal comptable de paie détaille (ou bulletins de salaires au 31.12)
Justificatifs juridiques :
  • registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts),
  • procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles

Outre, l’exercice en cours, la Caf peut procéder à des contrôles sur les 3 derniers exercices clôturés liquidés (ce qui correspond à 4 ans).
Exemple : Si votre dernier droit liquidé correspond à l’année scolaire 2016-2017, le contrôle peut remonter jusqu’à l’année scolaire 2014-2015.
 
Les justificatifs mentionnés ci-dessous sont à présenter lors de tout contrôle fait par la Caf. Ils doivent donc impérativement être conservés sur toute la période pouvant faire l’objet d’un contrôle.
 

Justificatifs administratifs :

  • cahier ou registre des présences
  • tarifications (le cas échéant)
  • plaquettes d’informations ou de communication
  • règlement de fonctionnement (le cas échéant)
  • comptes rendus de réunions avec les écoles, les parents (le cas échéant)
  • organigramme de la structure faisant foi
Justificatifs financiers :
  • balance et grand libre comptable de la comptabilité générale
  • balance et grand livre comptable de la comptabilité analytique
  • factures/pièces justificatives comptables
  • conventions de mise à disposition de personnel et/ou de locaux
  • déclaration automatisée des données sociales unifiée (DADS-U) (ou journal comptable de paie détaillé ou bulletins de salaires au 31/12)
Justificatifs juridiques :
  • registre spécial (contenant les récépissés de déclaration à la Préfecture/à la sous-préfecture et les parutions au Journal Officiel, statuts),
  • procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales et du bureau

Toutes autres pièces nécessaires pour la réalisation des contrôles